Plataforma de operación logística · en producción

El pedido ya está cargado. Falta todo lo que viene después.

El sistema donde su equipo carga los pedidos hace bien lo suyo: guarda el pedido y el inventario. Lo que no hace es alistar, consolidar, cotizar el flete, liquidar, conciliar la factura de la transportadora y decirle cuánto ganó con cada cliente. Eso hoy vive en Excel y en grupos de WhatsApp. LogisticFlow toma los pedidos desde ahí y corre la operación completa.

4Centros de distribución operando
67Clientes activos en la instalación actual
11Módulos, del pedido al margen
100%En el servidor del operador

El problema

El sistema de pedidos termina donde empieza la operación

Un operador logístico ya tiene dónde cargar los pedidos y llevar el inventario. Ese nunca fue el problema. El problema es que desde ese punto hasta el cierre del mes no hay sistema: hay archivos.

Preguntar en qué va un pedido significa llamar a alguien. Armar el despacho del día significa un Excel que hace una persona y que nadie más ve. Cotizar el flete significa escribir de a uno a cinco grupos de WhatsApp y anotar las respuestas donde se pueda. Liquidar significa buscar el PDF de tarifas del cliente y calcular a mano. Conciliar la factura de la transportadora significa comparar dos archivos línea por línea — y por eso casi nunca se hace completo.

Cada uno de esos pasos funciona. El problema es que ninguno le habla al siguiente, y que cuando el mes cierra nadie puede decir con certeza cuánto dejó cada cliente, cada ruta y cada transportadora. Se sabe cuánto se facturó. No se sabe cuánto se ganó.

Ahí es donde un operador descubre, con un año de retraso, que hay una ruta que lleva meses moviéndose a pérdida.

Lo que LogisticFlow no viene a reemplazar

El sistema donde hoy se cargan los pedidos y se lleva el inventario se queda. LogisticFlow no mueve saldos, no hace picking, no escribe nada en él y no pretende sustituirlo. Lo lee.

Toma de ahí los pedidos y el stock, y desde ese punto pone las once pantallas que hoy no existen. Si lo que busca es cambiar de sistema de inventario, esta no es la herramienta.

La plataforma

Dónde entra, por dónde pasa, dónde termina

Nueve pantallas encadenadas en cuatro fases. Cada una recibe lo que dejó la anterior, y todas desembocan en el mismo lugar: el margen real de la operación.

Origen El sistema donde usted carga los pedidos LogisticFlow lee de aquí los pedidos y el inventario. No escribe nada.
Fase 1 · Entrada
  • 01 Pedidos
  • 02 Stock
Fase 2 · Operación
  • 03 Bodega
  • 04 Torre de Control
Fase 3 · Despacho
  • 05 Consolidados
  • 06 Consolidado Paqueteras
  • 07 Diario de Despachos
Fase 4 · Dinero
  • 08 Liquidación
  • 09 Facturas Transportadoras
Resultado Dashboard · margen por cliente, ruta, transportadora y sede Sobre Clientes y Configuración, que sostienen todo lo anterior.

01

Pedidos

El pedido llega directo desde el sistema donde se carga, por un canal permanente que avisa en el momento en que alguien lo crea. LogisticFlow resuelve solo a qué cliente y a qué bodega corresponde usando los identificadores del propio sistema de origen, y arma el pedido con sus ítems.

Desde esa pantalla el ejecutivo ve todos los pedidos vivos con su estado, filtra por cliente, sede o tipo de envío, edita lo que haga falta y asigna tipo de envío en masa. Es la bandeja de trabajo del día.

Hay una segunda puerta para los clientes que mandan sus pedidos por correo en PDF o Excel: el sistema los lee y arma el pedido igual, declarando qué tan seguro está de cada campo. Un interruptor decide cuál de las dos puertas manda.

Entra
Pedido del sistema de origen
Sale
Pedido vivo y trazable
Antes
Nadie sabía en qué iba

02

Stock

El inventario del sistema de origen se sincroniza todas las noches, almacén por almacén y cliente por cliente, y queda consultable dentro de la plataforma sin entrar al otro sistema ni pedirle el reporte a nadie.

Es una lectura, nunca una escritura. LogisticFlow consulta el saldo a la fecha y lo guarda para mostrarlo; el inventario sigue siendo del otro sistema y solo él lo modifica.

Entra
Saldo del sistema de origen
Sale
Stock consultable por sede
Antes
Pedir el reporte

03

Bodega

La pantalla del alistamiento. Bodega entra y ve solo lo suyo —su sede, sus clientes— confirma o ajusta cantidades contra lo que realmente hay, y verifica la dirección de entrega antes de que el pedido siga.

Está diseñada para el terminal de bodega y no para un escritorio: en pantallas pequeñas el encabezado y las métricas se colapsan solos para dejarle todo el espacio a la tabla.

Entra
Pedido por alistar
Sale
Pedido ajustado y confirmado
Antes
Correos de ida y vuelta

04

Torre de Control

El tablero en vivo donde el pedido cambia de estado a la vista de todos, por conexión permanente y no por recargar la página. Es la respuesta a la pregunta que hoy se contesta llamando: ¿en qué va el pedido de tal cliente?

Entra
Cambios de estado
Sale
Tablero en vivo
Antes
Llamar y preguntar

05

Consolidados

Los pedidos alistados se agrupan por ruta y destino, y aquí ocurre la pieza que nadie más automatiza: el flete no se cotiza por un portal, se cotiza en el grupo de WhatsApp donde está el despachador de cada transportadora.

LogisticFlow arma el mensaje con el origen, los destinos agrupados por ciudad, las cajas y el peso, y lo manda a todos los grupos a la vez. Después registra quién contestó y con cuánto, y lleva el estado de cada cotización —enviada, respondida, en negociación, confirmada— para que la comparación quede escrita y no en la memoria del que despachó ese día.

Entra
Pedidos alistados
Sale
Fletes comparados y confirmado
Antes
Escribir grupo por grupo

06

Consolidado Paqueteras

Lo que va por paquetería sigue su propio camino, con su propia pantalla. El sistema separa solo el envío de paquetería del de carga local, y agrupa las guías por paquetera para liquidarlas con las reglas que cada una maneja.

Entra
Envíos de paquetería
Sale
Guías agrupadas por paquetera
Antes
Un Excel aparte

07

Diario de Despachos

La vista del día: todo lo que sale, con su estado, su transportadora, su flete cotizado y su flete confirmado. Trae los consolidados con sus costos, el margen a la vista y filtros por sede, destino y estado.

Es la pantalla que hoy es un Excel que arma una persona cada mañana y que nadie más puede consultar sin pedírselo.

Entra
Consolidados del día
Sale
Despacho del día, con margen
Antes
El Excel de una sola persona

08

Liquidación

Lo que se le cobra al cliente sale de su tabla de tarifas — la misma que hasta ahora vivía en un PDF que solo entendía quien lo negoció. LogisticFlow las tiene cargadas y consultables: rangos por peso o por unidad, tarifa normal y especial, pedido mínimo, recargo fuera de perímetro, seguro y stand-by.

Con eso se liquida cada guía de paquetería y cada despacho local, y queda registrado el ingreso frente al costo del flete. Sin buscar el PDF, sin calcular a mano.

Entra
Despacho + tarifa del cliente
Sale
Guía liquidada
Antes
Buscar el PDF y calcular

09

Facturas Transportadoras

Llega la factura de la transportadora y el sistema la lee y la cruza contra lo que él mismo liquidó, guía por guía. Las diferencias aparecen solas: el cobro que no corresponde, la guía que facturaron dos veces, el flete que no era el acordado.

Es el paso que casi nadie hace completo, porque comparar dos archivos línea por línea es insoportable — y es exactamente donde se pierde plata en silencio.

Entra
Factura de la transportadora
Sale
Diferencias contra lo liquidado
Antes
Se pagaba sin revisar

Y encima del recorrido

Tres pantallas que no son etapas

No van numeradas porque no reciben el pedido de nadie: una guarda los maestros, otra lee el resultado de todo lo anterior, y la tercera es donde se ajusta el comportamiento del sistema.

Clientes

Cada cliente con sus sedes, sus bodegas, sus cuentas de usuario y su configuración propia. Un ejecutivo puede atender varios clientes a la vez y ver solo los suyos; el personal interno los ve todos.

Dashboard

El pago de todo el recorrido: margen por cliente, por transportadora, por ruta, por sede y por ejecutivo, en el período que se elija, con las rutas rentables y las que pierden separadas. Sale a Excel para llevarlo al comité.

Configuración

Once pantallas de ajuste: usuarios y perfiles, conexión con el sistema de origen, cuentas y reglas de lectura de correo, tarifas y sus reglas, paqueteras, WhatsApp, parámetros generales y auditoría.

Cómo se ve

Dos piezas que el sistema produce solo

No son maquetas. Son los formatos exactos que la plataforma genera hoy en la operación, con los datos cambiados.

Solicitud de cotización · enviada automáticamente a cada grupo de transportadora

Buenas, necesito cotización para: Origen: BOGOTA destinos Pedidos: 14 cajas 320kg MEDELLIN(3) 8 cajas 145kg PEREIRA(2) 22 cajas 610kg CALI(4) Peso total: 1.075 kg Cajas total: 44 Gracias.

El mensaje deliberadamente no dice el cliente, ni el número del consolidado, ni el tipo de vehículo. La transportadora cotiza contra el peso y la ruta, no contra quién es el dueño de la carga.

Tarifa de un cliente · como queda después de leer su PDF

Ejemplo de tabla de tarifas cargada desde el PDF de un cliente
RangoDesdeHastaTarifaEspecialRegla adicional
Urbano por kilo150157,5142,0Pedido mínimo COP 28.000
Urbano por kilo51300134,0121,5
Nevera1142.000Seguro 0,4% · mínimo COP 12.000
Vehículo dedicado11276.000Stand-by COP 38.000/hora tras 2 h

Cada operador tiene decenas de estos PDFs, uno por cliente, con secciones y unidades distintas. En la implementación se cargaron 419 rangos de 48 clientes, incluidos los que cobran por nevera, por llanta o por vehículo completo.

En producción

Esto no es un prototipo esperando su primer cliente

La plataforma está instalada y en uso diario en un operador logístico colombiano con cuatro centros de distribución. Lo que sigue es el tamaño real de lo construido.

11Módulos, del pedido cargado al tablero de margen
23Pantallas operativas, todas en español
161Servicios de datos publicados
5Perfiles con permisos separados

Los cinco perfiles no son una lista de casillas: cada uno entra a una aplicación distinta. Bodega ve solo su sede y sus clientes. Transporte ve despachos, consolidados y la configuración de WhatsApp. Liquidación ve guías, facturas y el tablero. Ejecutivo ve los clientes que tenga asignados —puede tener varios— y Administrador ve todo y configura el resto.

Debajo hay auditoría de quién cambió qué, cierre de sesión por inactividad configurable, bloqueo de cuenta tras intentos fallidos, credenciales cifradas y respaldos con procedimiento de restauración probado.

La prueba de que hay tráfico real, y no es una cifra bonita

Cuando se abrió el canal directo con el sistema donde se cargan los pedidos, un token quedó desactualizado y durante 19 horas se rechazaron 173 pedidos reales. Se detectó cruzando los registros de acceso del servidor contra la tabla de auditoría, y se corrigió el mismo día.

Se cuenta aquí a propósito. Primero porque 173 pedidos en 19 horas es el volumen real que la plataforma mueve. Y segundo porque un sistema que audita hasta lo que rechaza es el que permite encontrar un problema así, en vez de descubrirlo por un cliente enojado tres semanas después.

Nada sale del servidor del operador

Todo corre dentro de la infraestructura del operador, incluida la lectura de documentos, que usa modelos instalados en la misma máquina. Ningún pedido, factura, tarifa o dato de cliente se envía a un servicio externo, porque los documentos que aquí se procesan son de los clientes del operador, no suyos, y esa conversación se acaba antes de empezar si la respuesta es «se suben a la nube».

Precios

Activación una vez, mensualidad por operación

La activación cubre lo que sí toma trabajo humano: conectar el sistema de origen, cargar las tarifas de cada cliente desde sus PDFs y configurar sedes, transportadoras y perfiles. La mensualidad no depende de reuniones ni de horas.

Una sede

USD 340al mes · activación USD 1.200

  • Hasta 20 clientes
  • Hasta 2.000 pedidos al mes
  • Pedidos, stock, bodega y torre de control
  • Consolidados y diario de despachos
  • Liquidación y dashboard
Solicitar propuesta

Operación completa

La instalada hoy

USD 890al mes · activación USD 2.400

  • Hasta 4 sedes y 80 clientes
  • Hasta 10.000 pedidos al mes
  • Todo lo del plan anterior
  • Cotización a transportadoras por WhatsApp
  • Consolidado paqueteras
  • Conciliación de facturas de transportadora
Pedir demostración

Licencia propia

A convenirInstalación en infraestructura del operador

  • Sedes y clientes sin tope
  • Servidor y modelos del operador
  • Acompañamiento de implementación
  • Ajustes por formato de cliente
Hablar con nosotros

Tres reglas que sostienen el modelo:

  • Por encima del cupo, USD 0,10 por pedido. El cupo incluido queda deliberadamente por debajo de lo que una operación de ese tamaño mueve en un mes bueno. Un cliente que crece paga más sin que haya que volver a venderle nada.
  • La activación nunca es gratis. Cargar las tarifas de cuarenta clientes desde sus PDFs es trabajo real, y cobrarlo separa al operador que va a usar la plataforma del que solo quiere verla.
  • Anual con dos meses de regalo. Doce meses al precio de diez, pagados por adelantado.

Precios de referencia en dólares. Se fijan contra la TRM del día antes de cotizar.

Los límites

Lo que no hace, dicho antes de la venta

Estas cinco cosas van escritas aquí porque un operador logístico ya escuchó demasiadas promesas de software, y porque descubrirlas en el tercer mes cuesta el contrato.

  • No reemplaza el sistema donde se cargan los pedidos. No mueve saldos de inventario, no hace picking y no escribe nada en el sistema de origen: lo lee. Si lo que busca es cambiar ese sistema, esta no es la herramienta.
  • Depende de que el sistema de origen pueda entregar los pedidos. Necesita un canal que avise cuando se crea un pedido, o una salida que se pueda consultar. Conectarlo es la primera semana de la implementación y requiere que el proveedor de ese sistema participe. Donde eso no sea posible queda la lectura de correo, que cubre el caso pero pide más revisión humana.
  • El margen de los consolidados está incompleto hoy. Se captura el costo del flete, pero todavía no el ingreso que se le cobra al cliente por ese consolidado. Quedan marcados como pendientes de liquidar y alimentan el costo por ruta, pero no entran en la utilidad del tablero, justamente para no reportar un margen que estaría mal. Cerrar ese lado es la siguiente entrega.
  • Cada PDF de tarifas necesita una pasada de ajuste. Los layouts son heterogéneos —hay clientes con tablas anidadas y secciones que no aplican— y la carga inicial se revisa cliente por cliente. Es trabajo de la activación, no algo que ocurra solo.
  • La mensajería con transportadoras requiere un número dedicado. No se usa la línea personal de nadie y no se envían mensajes masivos: son grupos de trabajo existentes con despachadores que ya cotizan por ahí todos los días.
Y una que es del operador, no del software

La plataforma solo puede calcular el margen si alguien liquida. Si el equipo de liquidación no registra las guías, el tablero va a estar vacío — y va a estar vacío correctamente, porque no inventa datos que no existen.

La implementación que funciona arranca por pedidos, bodega y despachos, que dan resultado la primera semana, y llega al tablero cuando ya hay meses de operación cargados. Prometer el tablero para el día uno es la forma más rápida de que el proyecto se caiga.

Preguntas

Lo que preguntan en la primera reunión

¿Tenemos que cambiar el sistema donde cargamos los pedidos?

No. Ese sistema se queda exactamente como está y sigue siendo el dueño del inventario. LogisticFlow lee de él los pedidos y el stock, y no le escribe nada. Si mañana decide cambiarlo, se reconecta la entrada y el resto de la plataforma sigue igual.

¿Qué necesitamos de nuestro proveedor de software para conectarlo?

Que habilite un aviso cuando se crea un pedido, o una consulta que podamos leer. Es una conversación técnica de pocas horas de su lado, y es el primer paso de la implementación. Lo pedimos por escrito antes de firmar, para que nadie descubra a mitad de camino que no se puede.

Si su proveedor no lo permite, existe la vía de correo: los clientes mandan el pedido en PDF o Excel y el sistema lo lee. Funciona, pero exige más revisión humana y así lo decimos.

¿Nuestros datos y los de nuestros clientes salen a internet?

No. La plataforma se instala en la infraestructura del operador y todo el procesamiento ocurre ahí, incluida la lectura de documentos, que corre con modelos instalados en la misma máquina. Ningún pedido, factura o tarifa se envía a un servicio externo.

Es una decisión de arquitectura, no una opción de configuración: la operación maneja documentos de terceros y esa es la única respuesta que sostiene una auditoría.

¿Cuánto tarda la implementación?

La primera semana se conecta el sistema de origen y empiezan a entrar los pedidos. Bodega y despachos entran en las siguientes dos o tres. La carga de tarifas depende de cuántos clientes tenga y de cómo estén sus PDFs — es la parte que más varía, y por eso se cotiza aparte en la activación.

El dashboard de margen tiene sentido cuando ya hay meses de operación liquidados. Prometerlo para el día uno sería mentir.

¿Funciona con cualquier transportadora?

Sí, porque no depende de que la transportadora tenga tecnología. La cotización sale al grupo de WhatsApp donde ya está su despachador, que es como se cotiza hoy en la práctica. Se configura un grupo por transportadora y el sistema envía a todos a la vez.

Para paqueteras con reglas propias de liquidación, cada una se parametriza en configuración.

¿Qué pasa si un pedido llega mal leído?

Cuando el pedido entra por el canal directo del sistema de origen no hay lectura que falle: los datos llegan estructurados. Cuando entra por correo, el sistema declara qué tan seguro está de cada campo y manda a una bandeja de revisión lo que no alcanza el umbral.

El principio es el mismo en toda la plataforma: un dato dudoso señalado vale más que un dato inventado.

La demostración

Cuarenta minutos con la operación de un día real

La demostración no son diapositivas. Es recorrer la plataforma con un día de operación cargado: los pedidos entrando desde el sistema de origen, bodega alistando, el consolidado saliendo a cotizar a los grupos de las transportadoras, la liquidación y el margen al final.

Al terminar usted sabe dos cosas: cuánto de lo que hoy hace en Excel desaparece, y qué le falta a su sistema actual para poder conectarse. Si la respuesta es que no le sirve, se lo decimos en la misma reunión.